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Arquitectura de tres capas con Access

TERCERA CAPA: LA BASE DE DATOS

 

Primer proyecto: Creación del objeto Tabla

 

  • Inicia Microsoft Acces.
  • Nomina la base de datos como proyecto1

Los objetos básico y radicales (viene de raíz) de Access son las tablas. Crearemos una tabla por cada objeto real: Producto, Clientes, Empleado, Ordenes y Suplidores.

 

Es necesario que las cinco tablas, por pertenecer a una misma estructura o negocio, se relacionen entre sí para poder compartir e intercambiar la información que posee cada una de ellas. Para que este intercambio de información ocurra, hay que diseñar de tal forma las tablas que cada objeto/tabla tenga al menos un campo común e idéntico en Data Type, no necesariamente en Field Name (si es idéntico en nombre y tipo de dato, mucho mejor, va a favor la comprensión y claridad). Los campos comunes a otras tablas los escribiremos en letra negrita.

 

Evita la repetición de campos, a no ser aquellos que contienen la clave principal, con la misma información en distintas tablas. Es buena práctica nominar los campos que contienen la clave principal con las iniciales ID.

 

Nota Nomina los objetos y los campos con una sola palabra. No utilices caracteres raros, como acentos y eñes. Sé consistente en la utilización de las letras mayúsculas y minúsculas. No utilices el tipo de dato AutoNumber para el campo Primary Key si piensas interrelacionar las tablas (pues tendrás que interrelacionar este campo con otros campos que tal vez no tengan ese mismo tipo de dato), utiliza mejor Text por ser menos limitante.

 

Por ahora crearemos las tablas de Producto y Cliente. Posteriormente trabajaremos a su debido tiempo el resto de las tablas.

 

Table1 (producto)

 

  1. Selecciona el objeto Tables.
  2. Haz doble clic sobre
  3. Entra la siguiente información.

 

Field Name

Data Type

Primary Key

Propiedades

Observaciones

Caption

Decimal Place

 

ProductoID

Text

Si

ID

 

 

NombreProducto

Text

 

Nombre

 

 

SuplidorID

Text

 

 

 

Este campo se utiliza para relacionar la tabla de Suplidores con esta tabla.

CantidadStock

Number

 

 

 

 

PrecioVenta

Currency

 

Precio Venta

2

 

PedidoID

Text

 

Num  Orden

 

Este campo se utiliza para relacionar la tabla de Órdenes con esta tabla.

 

  1. Cierra la tabla y la nominas como producto.

 

Table2 (cliente)

 

Field Name

Data Type

Primary Key

Propiedades

Observaciones

Caption

Input Mask

 

ClienteID

Text

Si

ID

 

 

NombreCliente

Text

 

Nombre

 

 

Apellidos

Text

 

 

 

Al entrar el Input Mask (mascarilla) guarda la tabla como cliente

Telefono

Text

 

 

Telephone

 

Direccion1

Text

 

Urb.- Barrio

 

 

Direccion2

Text

 

Calle-Box

 

 

Ciudad

Text

 

 

 

 

Zip

Text

 

 

Zip Code

 

ProductoID

Text

 

ID Producto

 

Este campo se utiliza para relacionar la tabla de Producto con esta tabla.

Cantidad

Number

 

 

 

 

FormaPago

Lookup Wizard…

 

Forma Pago

 

Incluir como alternativas: Visa, MasterCard, ATH, Cheque, CASH, Otra.

NumeroCuenta

Text

 

Número Cuenta

 

 

 

Cierra la tabla y la nominas como cliente.

 

Creación de la ventana Lookup

 

  1. Al elegir el tipo de dato Lookup Wizard aparece la primera etapa del asistente. Elige la opción I will types in the value thay I want.
  2. Presiona Next.
  3. Deja el número 1 de columnas y escribe debajo del título Col1 las seis apciones que te presento al lado derecho.

 

 

 

 

Relaciones

 

Antes de ponerte a trabajar con una base de datos que contine varias tablas, es necesario definir la relación que existe entre las mismas. Una relación define aquellos campos que tienen en común dos tablas, de tal manera que Access pueda combinar la información de las dos tablas en un resultado lógico. En general, para establecer una relación entre dos tablas se requiere que cada tabla tenga un campo en común. Usualmente, los dos campos en común incluyen el campo primary key en una tabla; el campo correspondiente en la segunda tabla se llama foreign key, clave externa. La interrelación entre las tablas es crucial para la manipulación de las bases de datos.

 

Definir interrelaciones entre las tablas

 

  1. Haz un clic en el botón Relationship o elige Tools/Relationship... Aparece la caja de diálogo de Relationship. Si no estuvieran presentes las cuatro tablas, haz un clic el el botón Show Table, o haz un clic con el botón derecho del ratón sobre la caja de diálogo y elige Show Table. Aparecen las tablas creadas en la base de datos.

  1. Añade sólo las tablas de cliente y la de producto en la plataforma de Relationship, una a una; cuando hayas añadido las dos, cierra la caja Show Table. Al finalizar cierra (Close) la ventana.

 

  1. Haz un clic con el botón izquierdo en el campo que contiene la clave principal (productoID) de la tabla Producto y, manteniendo presionado el botón izquierdo, arrastra el puntero (que adquiere esta forma) hasta colocarlo sobre el campo ProductoID de la tabla cliente. Aparece la caja de diálogo Edit Relationship, observa en la parte inferior el tipo de relación: One-To Many.

 

 

  1. Presiona el botón Create.
  2. Cierra la plataforma de Relationship y guarda la relación creada.

 

Creación del objeto Forms

 

Los formularios se generan a partir del objeto Tablas y del objeto Query de dos formas: a) con AutoForm, b) Insert Form y con el Asistente (Wizard).

 

De odas las herramientas que hay para crear formularios, en este momento utiliza únicamente la herramienta Autoform para crear los formularios correspondientes a las tablas de cliente y producto.

 

Autoform  Creación del formulario con un clic

 

  1. Selecciona (no la abras) el objeto Tables o Queries.
  2. Selecciona una tabla o un query en específico.
  3. Haz un clic en el botón AutoForm o en el menú Insert/AutoForm.
  4. Los campos del formulario son los mismos que los de la tabla.

 

Crea con un clic el formulario de las tablas clientes y producto. Al guardar el formulario, deja el mismo nombre que tiene la tabla de la cual procede.

 

Insert Form

 

  1. Selecciona el objeto Forms..
  2. Haz un clic en el botón New o en el menú Insert/Form.
  3. Selecciona cualquier tipo de crear formularios entre el segundo y el quinto. El segundo tipo se explica en el apartado que sigue.
  4. Elige la Tabla o Query a la corresponderá el formulario.
  5. Sigue instrucciones.

 

Asistente (Wizard)

 

  1. Selecciona el objeto Forms.
  2. Haz doble clic en .
  3. Selecciona la tabla o query que necesites.
  4. Elige los campos que necesitas en el formulario. Sigue las instrucciones hasta finalizar.

 

Creación de sub-formularios con el Asistente

 

Al crear un formulario con el Asistente, como en el caso anterior, puedes elegir no sólo todos o parte de los campos de una sola tabla o query, sino también campos específicos de distintas tablas o queries. En este caso, el resultado será un formulario con uno o más sub-formularios, dependiendo el número de tablas elegidas. Da un clic en el botón NEXT para continuar.

 

El formulario que te presento a continuación tiene campos de dos tablas.

Para modificar la apariencia del sub-formulario:

  1. Cambia a la vista Design View.
  2. Haz un clic en el botón de propiedades del formulario(esquina superior izquierda) o en el menú View/Properties.
  3. Modifica la propiedad Default View.

 

Interfaz del formulario

 

El formulario de Access posee casi las mismas características que el formulario de Visual Basic.

 
Las tres vistas

 

Antes de trabajar con el interfaz del formulario, te recomiendo que explores las tres vistas, e intercambies varias entre las vistas de Design View y Form View.

 

El interfaz del formulario se trabaja en la vista de diseño. Cuando accedes a esta vista, Access te presenta las herramientas de trabajo necesarias para perfeccionar y mejorar la apariencia del interfaz del formulario.

 

Estas herramientas las vienes usando desde Visual Basic.

 

Manipulación del Label y del Tex Box

 

Al principio se hace un poco difícil manipular el tamaño y la ubicación de estos dos objetos adheridos y correlacionados.

 

Para mover los dos objetos al mismo tiempo: activa uno de los dos, apunta hacia los bordes superior o inferior del objeto activado, cuando aparezca la mano abierta, mueve los objetos.

Para mover uno de los dos objetos: activa cualquiera de los dos objetos, apunta hacia la esquina superior izquierda del objeto que quieres mover, cuando aparezca la mano señalando con el dedo índice, mueve el objeto.

Para modificar el tamaño, activa el objeto que deseas modificar, apunta hacia los indicadores del borde, cuando aparezca la línea de doble flecha, arrastra el ratón en la dirección deseada.

 

Data Entry

 

Con el propósito de seguir trabajando con la siguiente fase, conviene entrar alrededor de 10 casos o registros (records) de los productos utilizando el formulario producto. El mejor interfaz para entrar datos es el del objeto Forms.

 

OLE Objetos en el formulario

 

  1. Abre en la vista de diseño el formulario clientes donde se creó un campo con el tipo de OLE Object. Activa el frame (Text Box) del campo Carta que contiene el tipo de dato OLE Object.
  2. Haz un clic en el menú Insert/Object...
  3. Elige en Object Type: el objeto Microsoft Word Document. Aparece la caja de diálogo Insert Object.

  1. Marca la opción Create from file y haz un clic en el botón Browse... para elegir el archivo (la carta) de Word.
  2. Marca la alternativa Display as Icon. Si marcas también la alternativa Link, el archivo abre siempre y cuando esté en el lugar que se guardó originalmente.
  3. Haz un clic en OK.

 

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