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Arquitectura de
tres capas con Access TERCERA CAPA: LA BASE DE DATOS |
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Los objetos de una base de datos de un negocio representan a los objetos reales de dicho negocio. En cualquier negocio hipotético podemos identificar los siguientes objetos básicos:
√ Producto √ Clientes √ Empleados y/o Vendedores √ Órdenes √ Suplidor
Otros objetos como la Factura, el Inventario, Nómina, etc. pueden derivarse de los anteriores. Todos estos objetos reales los representaremos de forma lógica en un solo archivo que llamaremos proyecto1.
Planificación de la base de datos
Mediante la base de datos de Access, se puede guardar una cantidad inmensa de datos para una gran variedad de negocios y actividades personales. La base de datos se debe planificar en función de las necesidades del negocio. Antes de iniciar a trazar la estructura de la base de datos, sería bueno comprender los componentes que provee Access:
La planificación de la base de datos se planifica en torno a los distintos objetos que se piensan utilizar.
Tablas
La tabla es la unidad básica para guardar una colección de datos en Access. La tabla consta de fields, elemento que guarda una porción de información para cada record (visualmente están representados por las columnas de la tabla), y de records, elemento que contiene un número determinado de fields (visualmente, cada record representa una fila de la tabla).
¿Cuántos objetos tablas se deben crear? De soltada, tantas tablas cuantos objetos reales que funcionan en el negocio, considerando que algunos de los objetos reales pueden estar representados por otros objetos lógicos, como Queries, Forms y Reports. La norma que debe aplicar en la planificación es la de economía. Si uno de los componentes u objetos del negocio puede construirse con los datos que suministran las tablas (previamente creadas) mediante un Query, no hay razón para añadir una tabla más para dicho componente. Generalmente cuando no se planifica bien la estructura de la base de datos, el resultado va a ser multiplicidad de tablas y repetición de campos en varias tablas.
¿Cuántos campos deben crearse en cada tabla? Aquellos que demande el tipo de componente u objeto real. Aquí también aplica la ley de la economía: cuando un campo está atendido por otra tabla, no lo repitas. Evita la duplicidad de campos y datos, excepto aquellos campos claves que se van a utilizar para relacionar dos tablas entre sí (ver más adelante la sección de interrelaciones entre tablas).
Queries
Los queries permiten extraer subgrupos de datos de una tabla, de varias tablas previamente relacionadas, o de otros queries, utilizando criterios que uno define. Trabaja como un objeto más de la base de datos, de forma idéntica a la tabla. Los queries bien planificados nos pueden ahorrar pueden ahorrarnos multiplicidad de tablas. Antes de crear una nueva tabla, hazte la siguiente pregunta: ¿puedo crear este objeto mediante un query utilizando los campos que hay en otras tablas actuales?
Forms
El formulario facilita la entrada de datos, ver y editar la información. Los formularios pueden diseñarse de tal manera que reproduzcan formas como las de una factura y agenda, o puedes crear formularios expresamente organizados para entrar datos, incluyendo reglas de validación de datos, al igual que en Excel. La ventana de un formulario puede incluir una subform que presenta información de otra tabla relacionada. El formulario también puede incluir resúmenes estadísticos. Reports
Mediante el objeto reports pueden presentarse datos de una o varias tablas o queries en un estilo legible y en un formato profesional, generalmente listo para imprimirse. El informe puede incluir, además de una lista detallada de datos específicos, agrupados y organizados, resúmenes estadísticos.
Otros objetos
La ventana de base de datos de Access incluye otros tres tipos de objetos:
Pages –conocido como data access pages– provee para publicar la información de la base de datos en Web. Se puede diseñar la página web de tal modo que presente los datos, permita a los usuarios editar el contenido de la base de datos ose provean herramientas para analizar los datos. Contrario a los otros objetos de la base de datos, la página web se guarda en el disco como un archivo .html separado. Macros. Este objeto permite definir una secuencia de acciones en la base de datos. Son fáciles de programar y no se necesita tener conocimientos en programación. El macro, por ejemplo, puede correr al abrir un formulario, o adjuntar el macro en un botón de comando del formulario. Para correr el macro, selecciona el objeto en la lista de los Macros y haz clic en el botón Run de la barra de herramientas de Access. Modules. Son colecciones de procedimientos y declaraciones de Visual Basic, diseñados para ejecutar tareas específicas en el contexto de tu base de datos.
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